Ein Meeting, in dem alle wissen, warum sie dabei sind, kommt deutlich schneller voran. Feste Rollen verhindern, dass eine Person gleichzeitig moderiert, mitschreibt, auf die Uhr schaut und ihre eigenen Ideen vertritt – darunter leidet immer eine dieser Aufgaben.
Das Rad verteilt die nützlichsten Rollen im Meeting, jeweils mit der Aufgabe und dem Moment, in dem sie zum Einsatz kommt. Wechseln die Rollen von Termin zu Termin, gibt es einen zusätzlichen Gewinn: Alle erleben einmal, wie es ist, zu moderieren oder Protokoll zu führen, und hören danach aufmerksamer zu.
So wird sie benutzt
- Legen Sie vor dem Meeting fest, wie viele Rollen Sie vergeben: Bei vier bis sechs Personen reichen drei – Moderation, Zeitwächter und Protokoll.
- Drehen Sie das Rad zu Beginn für jede teilnehmende Person; kommt eine schon vergebene Rolle noch einmal, drehen Sie erneut.
- Alle lesen ihre Aufgabe laut vor, damit die anderen wissen, was die Rolle darf.
- Nehmen Sie sich am Ende eine Minute Zeit: Jede Rolle sagt, was gut lief und was sie beim nächsten Mal anders machen würde.
Alle Optionen
- Moderation
- Eröffnet das Meeting mit Ziel und Tagesordnung und führt Punkt für Punkt durch. Die eigene Meinung zur Sache kommt erst am Schluss, wenn alle anderen gesprochen haben.
- Zeitwächter
- Stellt einen Timer auf, den alle sehen, und gibt jedem Tagesordnungspunkt eine feste Dauer. Warnt zwei Minuten vor Ablauf und fragt dann: verlängern oder entscheiden?
- Protokoll
- Hält nur Beschlüsse, Aufgaben und Zuständige fest, kein Wortprotokoll der Diskussion. Verschickt das Ergebnisprotokoll innerhalb einer Stunde nach dem Meeting.
- Advocatus Diaboli
- Vertritt bewusst die Gegenposition zu der Meinung, die sich abzeichnet, um sie auf die Probe zu stellen. Die Rolle wird allen angekündigt, damit die Einwände nicht persönlich genommen werden.
- Themenparkplatz
- Notiert interessante Themen, die nicht auf der Tagesordnung stehen, damit sie weder verloren gehen noch das Meeting kapern. Schlägt am Ende für jedes einen nächsten Schritt vor: eigener Termin, kurze Nachricht oder streichen.
- Redeliste
- Führt die Liste der Wortmeldungen und erteilt das Wort der Reihe nach. Spricht diejenigen, die noch nichts gesagt haben, direkt mit Namen an, besonders im Videocall.
- Zusammenfassung
- Fasst jeden Beschluss in einem Satz zusammen, bevor es weitergeht: „Wenn ich das richtig verstehe, haben wir beschlossen, dass …“ So zeigen sich Missverständnisse sofort und nicht erst drei Wochen später.
- Aufgabenliste
- Achtet darauf, dass jede beschlossene Aufgabe einen Namen und ein Datum hat. Eröffnet das nächste Meeting mit einem Blick auf die offenen Punkte vom letzten Mal.
- Stille Beobachtung
- Diskutiert nicht mit, sondern beobachtet die Dynamik: Wer redet, wer schweigt, wo hakt es? Teilt in den letzten fünf Minuten zwei, drei sachliche Beobachtungen.
- Zielwächter
- Unterbricht freundlich, sobald sich die Diskussion vom vereinbarten Ziel entfernt: „Hilft uns das bei der Entscheidung?“ Arbeitet Hand in Hand mit dem Themenparkplatz.
- Stimme der Abwesenden
- Spricht für alle, die betroffen, aber nicht dabei sind: Kundschaft, Nutzerinnen und Nutzer, das Nachbarteam. Fragt vor jeder Entscheidung: „Was würden die dazu sagen?“
- Naive Fragen
- Darf jede Abkürzung und jede vermeintliche Selbstverständlichkeit hinterfragen. Zwingt die Fachleute, verständlich zu reden – davon profitieren vor allem neue Kolleginnen und Kollegen.
- Videocall-Technik
- Kümmert sich um Bildschirmfreigabe, Links, Mikrofone und den Chat des Calls. Liest schriftlich gestellte Fragen laut vor, damit niemand untergeht.
- Energie und Pausen
- Schlägt nach einer Stunde fünf Minuten Pause vor und meldet sich, wenn die Gruppe abschaltet. Kann vorschlagen, einen Punkt im Stehen zu besprechen, um wieder wach zu werden.
- Faktencheck
- Prüft genannte Zahlen und Daten noch während des Meetings oder notiert, was danach geprüft werden muss. So beruht keine Entscheidung auf einer vagen Erinnerung.
Häufige Fragen
Welche Rollen braucht jedes Meeting?
Moderation, Zeitwächter und Protokoll. Ab acht Teilnehmenden oder wenn etwas entschieden werden muss, kommen Aufgabenliste und Themenparkplatz dazu.
Wer sollte ein Meeting moderieren?
Nicht unbedingt die Führungskraft: Wer inhaltlich nichts zu verlieren hat, verteilt das Wort gerechter. Wechselt die Moderation regelmäßig, lernen außerdem alle dazu.
Was ist der Unterschied zwischen Verlaufs- und Ergebnisprotokoll?
Das Verlaufsprotokoll gibt die Diskussion wieder, das Ergebnisprotokoll hält nur fest, was beschlossen wurde, von wem es erledigt wird und bis wann. Für die meisten Teammeetings reicht das Ergebnisprotokoll – es ist in einer Minute gelesen.
Wie wird ein Meeting effizienter?
Verschicken Sie Tagesordnung und Ziel vorab, begrenzen Sie Dauer und Teilnehmerzahl, vergeben Sie Rollen und schließen Sie mit der Liste der Aufgaben ab. Ein Meeting ohne Beschluss und ohne Aufgabe hätte oft auch eine E-Mail sein können.