Una reunión en la que cada persona sabe para qué está avanza mucho más rápido. Repartir roles claros evita que una misma persona dirija, tome notas, vigile el reloj y defienda su postura a la vez, algo que siempre acaba perjudicando a alguna de esas tareas.
Esta ruleta asigna los roles más útiles en una reunión, con la misión de cada uno y el momento en que entra en juego. Hacer que los roles roten de una reunión a otra tiene otra ventaja: todo el mundo descubre lo que supone moderar o tomar notas, y aprende a ponérselo fácil a quien lo hace.
Cómo usarla
- Antes de la reunión, decide cuántos roles vas a repartir: con tres basta para cuatro a seis personas (facilitador, guardián del tiempo y secretario).
- Al empezar, gira la ruleta una vez por participante; si sale un rol ya asignado, vuelve a girar.
- Cada persona lee en voz alta su misión para que los demás sepan qué puede hacer.
- Al final, dedica un minuto a que cada responsable de rol cuente qué ha funcionado y qué cambiaría.
Todas las opciones
- Facilitador
- Abre recordando el objetivo y el orden del día y va pasando los puntos uno a uno. Se guarda su opinión sobre el fondo hasta el final, cuando ya han hablado todos.
- Guardián del tiempo
- Coloca un temporizador a la vista de todos y asigna un tiempo a cada punto del orden del día. Avisa dos minutos antes de que se agote y pregunta si se alarga o se decide.
- Secretario
- Apunta solo las decisiones, las acciones y sus responsables, sin transcribir el debate. Envía las notas en la hora siguiente a la reunión.
- Abogado del diablo
- Defiende a propósito lo contrario de la postura que va ganando, para comprobar lo sólida que es. El rol se anuncia a todos para que nadie se tome sus objeciones como algo personal.
- Guardián de temas pendientes
- Anota aparte los temas interesantes pero ajenos al orden del día, para que ni se pierdan ni desvíen la reunión. Al final, propone un siguiente paso para cada uno: otra reunión, un mensaje rápido o descartarlo.
- Gestor de turnos de palabra
- Lleva la lista de quienes piden la palabra y se la da por orden. Invita por su nombre a quien todavía no ha hablado, sobre todo en las videollamadas.
- Encargado de resumir
- Resume cada decisión en una frase antes de pasar al siguiente punto: «Entonces, si lo he entendido bien, hemos acordado que…». Los malentendidos salen en ese momento y no tres semanas después.
- Responsable de seguimiento
- Comprueba que cada acción acordada tiene un nombre y una fecha. Abre la reunión siguiente repasando las acciones de la anterior.
- Observador
- Se mantiene al margen del debate y observa la dinámica: quién habla, quién calla, dónde se atasca la conversación. Comparte dos o tres observaciones objetivas en los últimos cinco minutos.
- Guardián del foco
- Interviene con educación en cuanto la conversación se aleja del objetivo fijado al principio: «¿Esto nos ayuda a decidir?». Trabaja codo con codo con el guardián de temas pendientes.
- La voz de los ausentes
- Habla en nombre de quienes se ven afectados pero no están en la sala: clientes, usuarios, un equipo vecino. Antes de cada decisión, pregunta: «¿Qué opinarían ellos?».
- El de las preguntas ingenuas
- Tiene derecho a preguntar qué significa cada sigla y cada punto «evidente». Obliga a los expertos a hablar claro, lo que ayuda sobre todo a quienes acaban de llegar.
- Anfitrión de la videollamada
- Se ocupa de compartir pantalla, los enlaces, los micrófonos y el chat. Lee en voz alta las preguntas escritas en el chat para que nadie se quede fuera.
- Guardián de la energía
- Propone una pausa de cinco minutos pasada una hora y avisa cuando el grupo empieza a decaer. Puede sugerir una ronda rápida de pie para recuperar la atención.
- Verificador de datos
- Comprueba cifras y fechas sobre la marcha, o anota lo que habrá que verificar después. Se asegura de que ninguna decisión se apoye en un recuerdo difuso.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los roles imprescindibles en una reunión?
Un facilitador, un guardián del tiempo y un secretario. Con más de ocho personas, o cuando hay que tomar una decisión, añade un responsable de seguimiento y un guardián de temas pendientes.
¿Quién debería moderar una reunión?
No tiene por qué ser el jefe: un facilitador sin intereses en el resultado suele repartir mejor el tiempo de palabra. Rotar el rol, además, hace que todo el equipo gane soltura.
¿Qué diferencia hay entre un acta y una lista de acciones?
El acta recoge el debate; la lista de acciones solo guarda lo que se decidió, quién se encarga y para cuándo. En la mayoría de las reuniones de equipo basta con la lista de acciones, que se lee en un minuto.
¿Cómo hacer que las reuniones sean más productivas?
Envía antes el orden del día y el objetivo, limita la duración y el número de asistentes, reparte roles y termina con la lista de acciones. Una reunión que no produce ni una decisión ni una acción muchas veces podría haber sido un mensaje.