会議の役割決めルーレット

会議がだらだら続くのは、メンバーのせいというより、役割が決まっていないせいであることがよくあります。時間を見る人がいない、結論を書き留める人がいない、終わったあと誰が何をするのか誰も覚えていない。参加者に役割をはっきり割り振るのが、会議を短く、実りあるものにするいちばん手軽な方法です。

このルーレットには15の役割を集めました。欠かせないファシリテーター、タイムキーパー、議事録係から、議論に厚みを出す「あえて反対する人」や「欠席者の代弁者」まで並んでいます。週の定例会議で回して持ち回りにすれば、全員がいろいろな役を経験でき、議事録がいつも同じ人に押しつけられることもなくなります。

使い方

1. 会議が始まる前に、ファシリテーターか最初に来た人がルーレットを回します。
2. 参加者が一人1回ずつ回し、すでに出た役割が出たら回し直します。少人数の会議なら、ファシリテーター、タイムキーパー、議事録係の3つで十分です。
3. 会議の冒頭で、誰がどの役割かをひと言ずつ伝えます。
4. 終わりの2分は、議事録係と宿題フォロー係が結論と次のステップを読み上げる時間にしましょう。

すべての選択肢

ファシリテーター

冒頭で会議の目的とアジェンダを伝え、話がそれないように進行します。議題ごとにひと言まとめてから、次の議題に移りましょう。

タイムキーパー

議題ごとに時間を決め、終わる2分前に知らせます。時間になっても結論が出なければ、延長するか次回に持ち越すかをその場で決めてもらいます。

議事録係

主な論点、決まったこと、やるべきことを書き留め、会議後1時間以内にチャットや共有ドキュメントで共有します。

あえて反対する人

大事な決定の前に、「お客さまに受け入れられなかったら？」など、わざと反対意見やリスクを挙げます。チームの考えを深めるための役なので、人ではなく案の中身に意見しましょう。

パーキングロット係

今の議題とは関係ないけれど大事な話が出たら、「パーキングロット（保留リスト）」に書き留め、あとで別に話す時間をとります。会議が脱線するのを防ぐ役です。

発言の交通整理係

誰がよく話し、誰がまだ発言していないかに気を配り、タイミングを見て静かな人に意見を求めます。話が長い人には、やんわりとまとめをうながしましょう。

まとめ係

ひとつの議題が終わるごとに、合意したことを2、3文でまとめ、全員の理解がそろっているか確かめてから次に進みます。

宿題フォロー係

やるべきことを「誰が、何を、いつまでに」の形ではっきり記録します。次の会議では、まず前回の宿題の確認から始めましょう。

オブザーバー

議論には加わらず、会議の進め方を観察します。話がそれていないか、発言がさえぎられていないか、どこに時間がかかったかを見て、最後に1分でフィードバックします。

ゴールの番人

議論が会議の目的から離れたら、「これは今日解決したい問題とどうつながりますか？」と問いかけて、本題に引き戻します。

欠席者の代弁者

ほかの部署、お客さま、ユーザーなど、その場にいない人の立場から質問します。「この決定はその人たちにどう影響する？　知らせておく必要は？」

素朴な質問係

「この略語はどういう意味ですか？」「なぜこのやり方なんですか？」など、いちばん基本的な質問をあえてします。新しいメンバーも含めて、全員の理解がそろいます。

オンライン会議ホスト

オンライン会議の技術面を担当します。事前に会議のリンクを用意し、画面共有やミュートを管理して、チャット欄の質問を拾って全員に伝えます。

雰囲気づくり係

場の空気に気を配り、最初にアイスブレイクの質問をひとつ出します。会議が長引いたら5分休憩を提案し、空気がぴりぴりしたらやわらげましょう。

ファクトチェック係

会議で数字や事実が出てきたら、その場で確かめるか「要確認」と印をつけます。まちがった情報をもとに決めてしまうのを防ぎます。

よくある質問