Совещание, на котором каждый понимает, зачем он здесь, идёт заметно быстрее. Чёткие роли избавляют одного человека от необходимости одновременно вести встречу, записывать, следить за часами и отстаивать собственное мнение — одна из этих задач всё равно пострадает.
Колесо раздаёт самые полезные роли и подсказывает, в чём задача каждой и когда она вступает в игру. У ротации ролей от встречи к встрече есть и другой плюс: каждый на себе узнаёт, каково вести обсуждение или писать протокол, и становится более внимательным участником.
Как пользоваться
- Перед совещанием решите, сколько ролей нужно: для четырёх–шести человек хватит трёх — фасилитатора, хранителя времени и секретаря.
- В начале встречи крутите колесо для каждого участника; если выпала уже занятая роль, крутите ещё раз.
- Каждый вслух зачитывает свою задачу, чтобы остальные знали, что ему разрешено делать.
- В конце выделите минуту: пусть каждая роль скажет, что сработало и что стоит изменить в следующий раз.
Все варианты
- Фасилитатор
- Открывает встречу: напоминает цель и повестку, затем ведёт обсуждение пункт за пунктом. Своё мнение по существу высказывает в самом конце, когда выступили все остальные.
- Хранитель времени
- Ставит таймер так, чтобы его видели все, и отводит каждому пункту повестки своё время. За две минуты до конца предупреждает и спрашивает: продлеваем или принимаем решение?
- Секретарь
- Записывает только решения, задачи и ответственных, не пересказывая всю дискуссию. Рассылает итоги в течение часа после встречи.
- Адвокат дьявола
- Нарочно защищает позицию, противоположную той, к которой склоняется группа, чтобы проверить её на прочность. О роли объявляют заранее, чтобы его возражения не принимали на свой счёт.
- Хранитель «парковки»
- Выписывает отдельно интересные темы, которых нет в повестке, — чтобы их не потерять и не увязнуть в них. В конце предлагает, что делать с каждой: отдельная встреча, короткое сообщение или отказ.
- Распорядитель слова
- Ведёт очередь желающих высказаться и даёт слово по порядку. По имени приглашает тех, кто ещё молчал, особенно на видеовстрече.
- Подводящий итоги
- Формулирует каждое решение одной фразой, прежде чем перейти к следующему пункту: «Правильно ли я понимаю, что мы договорились…». Недопонимание всплывает сразу, а не через три недели.
- Ответственный за задачи
- Следит, чтобы у каждой поставленной задачи были исполнитель и срок. Следующую встречу начинает с проверки задач, назначенных на прошлой.
- Наблюдатель
- Не участвует в обсуждении, а следит за динамикой: кто говорит, кто молчит, где группа буксует. В последние пять минут делится двумя-тремя фактическими наблюдениями.
- Хранитель цели
- Вежливо вмешивается, как только разговор уходит от цели, заявленной в начале: «Это помогает нам принять решение?». Работает в паре с хранителем «парковки».
- Голос отсутствующих
- Говорит от лица тех, кого решение касается, но кого нет в комнате: клиентов, пользователей, соседнего отдела. Перед каждым решением спрашивает: «А что бы они сказали?».
- Задающий наивные вопросы
- Имеет право спросить, что значит каждая аббревиатура и каждое «это же очевидно». Заставляет экспертов говорить простым языком, а это больше всего помогает новичкам.
- Ответственный за видеосвязь
- Отвечает за демонстрацию экрана, ссылки, микрофоны и чат встречи. Зачитывает вслух вопросы из чата, чтобы никого не забыли.
- Хранитель энергии
- Если встреча длится больше часа, предлагает пятиминутный перерыв и замечает, когда группа начинает выдыхаться. Может предложить постоять, чтобы вернуть внимание.
- Проверяющий факты
- Прямо по ходу встречи сверяет названные цифры и даты или записывает, что нужно проверить потом. Не даёт принять решение на основе смутных воспоминаний.
Частые вопросы
Какие роли на совещании обязательны?
Фасилитатор, хранитель времени и секретарь. Если участников больше восьми или встреча должна закончиться решением, добавьте ответственного за задачи и хранителя «парковки».
Кто должен вести совещание?
Не обязательно руководитель: ведущий, которому не важен исход обсуждения, распределяет слово справедливее. А если передавать эту роль по кругу, навыки фасилитации прокачает вся команда.
Чем протокол отличается от списка решений?
Протокол передаёт ход обсуждения, а список решений фиксирует только то, что решили, кто отвечает и к какому сроку. Для большинства командных встреч хватает списка — его можно прочитать за минуту.
Как сделать совещание эффективнее?
Разошлите повестку и цель заранее, ограничьте длительность и число участников, распределите роли и заканчивайте списком задач. Встреча без решений и задач часто могла бы быть просто письмом.