जिस मीटिंग में हर किसी को पता हो कि वह वहाँ किसलिए है, वह कहीं तेज़ चलती है। साफ़ भूमिकाएँ बाँटने से एक ही व्यक्ति को मीटिंग चलाना, नोट्स लेना, घड़ी देखना और अपनी बात रखना एक साथ नहीं करना पड़ता, क्योंकि ऐसे में इनमें से कोई न कोई काम हमेशा बिगड़ता है।
यह व्हील मीटिंग की सबसे काम की भूमिकाएँ बाँटता है और हर भूमिका के साथ बताता है कि उसकी ज़िम्मेदारी क्या है और वह कब काम आती है। भूमिकाएँ हर मीटिंग में घुमाने का एक और फ़ायदा है: सबको समझ आता है कि संचालन या नोट्स लेना कैसा होता है, और हर कोई ज़्यादा समझदार भागीदार बन जाता है। जिन टीमों में सीनियर के सामने बोलने में झिझक होती है, वहाँ यह और भी काम आता है।
इसका उपयोग कैसे करें
- मीटिंग से पहले तय कीजिए कि कितनी भूमिकाएँ बाँटनी हैं: चार से छह लोगों के लिए तीन काफ़ी हैं (संचालक, टाइमकीपर और नोट लेने वाला)।
- शुरुआत में हर भागीदार के लिए एक बार व्हील घुमाइए। कोई पहले से दी गई भूमिका आए, तो फिर घुमाइए।
- हर व्यक्ति अपनी ज़िम्मेदारी ज़ोर से पढ़े, ताकि बाकी लोग जानें कि वह क्या कर सकता है।
- आख़िर में एक मिनट दीजिए, जिसमें हर भूमिका वाला बताए कि क्या ठीक चला और क्या बदलना चाहेगा।
सभी विकल्प
- संचालक
- मक़सद और एजेंडा याद दिलाकर शुरुआत करता है और एक-एक बिंदु पर आगे बढ़ाता है। मुद्दे पर अपनी राय आख़िर तक, जब सब बोल चुके हों, अपने पास रखता है।
- टाइमकीपर
- सबके सामने एक टाइमर रखता है और एजेंडे के हर बिंदु को समय देता है। समय ख़त्म होने से दो मिनट पहले बताता है और पूछता है कि समय बढ़ाएँ या फ़ैसला करें।
- नोट लेने वाला
- सिर्फ़ फ़ैसले, काम और उनके ज़िम्मेदार लिखता है, पूरी बहस नहीं। मीटिंग के एक घंटे के अंदर नोट्स भेज देता है।
- उलटा पक्ष रखने वाला
- जिस राय की ओर सब झुक रहे हों, जान-बूझकर उसका उलटा पक्ष रखता है, ताकि परखा जा सके कि वह राय कितनी मज़बूत है। यह भूमिका सबको बताई जाती है, ताकि कोई उसकी आपत्तियों को निजी न ले।
- पार्किंग लॉट वाला
- जो विषय दिलचस्प हैं पर एजेंडे से बाहर, उन्हें अलग से लिखता है, ताकि वे न खोएँ और न मीटिंग भटकाएँ। आख़िर में हर एक के लिए अगला क़दम सुझाता है: अलग मीटिंग, एक छोटा मैसेज, या छोड़ देना।
- बोलने की बारी संभालने वाला
- बोलना चाहने वालों की सूची रखता है और क्रम से मौका देता है। जो अब तक नहीं बोला, उसे नाम लेकर बुलाता है, ख़ासकर वीडियो कॉल पर।
- सार बताने वाला
- अगले बिंदु पर जाने से पहले हर फ़ैसले का एक वाक्य में सार बताता है: "तो अगर मैं सही समझा, हमने तय किया कि…" ग़लतफ़हमियाँ उसी वक़्त सामने आ जाती हैं, तीन हफ़्ते बाद नहीं।
- काम का हिसाब रखने वाला
- देखता है कि तय हुए हर काम के साथ एक नाम और एक तारीख़ हो। अगली मीटिंग की शुरुआत पिछली मीटिंग के कामों की समीक्षा से करता है।
- पर्यवेक्षक
- बहस से अलग रहकर माहौल देखता है: कौन बोल रहा है, कौन चुप है, बातचीत कहाँ अटकती है। आख़िरी पाँच मिनट में दो-तीन तटस्थ बातें बताता है।
- मुद्दे का रखवाला
- जैसे ही बातचीत शुरुआत में तय मक़सद से भटके, विनम्रता से टोकता है: "क्या इससे हमें फ़ैसला करने में मदद मिल रही है?" पार्किंग लॉट वाले के साथ मिलकर काम करता है।
- ग़ैरहाज़िर लोगों की आवाज़
- उनकी ओर से बोलता है जिन पर असर पड़ेगा पर जो कमरे में नहीं हैं: ग्राहक, यूज़र, पड़ोसी टीम। हर फ़ैसले से पहले पूछता है: "वे क्या कहेंगे?"
- भोले सवाल पूछने वाला
- उसे हर संक्षिप्त नाम और हर "ज़ाहिर" बात का मतलब पूछने का हक़ है। इससे जानकारों को साफ़ बोलना पड़ता है, जो ख़ासकर नए लोगों के बहुत काम आता है।
- वीडियो कॉल का मेज़बान
- स्क्रीन शेयर, लिंक, माइक और चैट संभालता है। चैट में लिखे सवाल ज़ोर से पढ़ता है, ताकि कोई छूट न जाए।
- ऊर्जा का रखवाला
- एक घंटे बाद पाँच मिनट के ब्रेक का सुझाव देता है, और ग्रुप थकने लगे तो यह बात खुलकर कहता है। ध्यान लौटाने के लिए खड़े होकर एक छोटा दौर सुझा सकता है।
- तथ्य जाँचने वाला
- आँकड़े और तारीख़ें उसी वक़्त जाँचता है, या लिख लेता है कि बाद में क्या जाँचना है। ध्यान रखता है कि कोई फ़ैसला धुँधली याद पर न टिका हो।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
मीटिंग में कौन-सी भूमिकाएँ ज़रूरी हैं?
एक संचालक, एक टाइमकीपर और एक नोट लेने वाला। आठ से ज़्यादा लोग हों, या कोई फ़ैसला लेना हो, तो काम का हिसाब रखने वाला और पार्किंग लॉट वाला भी जोड़िए।
मीटिंग का संचालन किसे करना चाहिए?
ज़रूरी नहीं कि बॉस ही करें: जिसका नतीजे में कोई निजी हित न हो, वह संचालक अक्सर बोलने का समय बेहतर बाँटता है। भूमिका घुमाने से पूरी टीम में आत्मविश्वास भी आता है।
मिनट्स और काम की सूची में क्या फ़र्क है?
मिनट्स में बहस दर्ज होती है, जबकि काम की सूची में सिर्फ़ यह कि क्या तय हुआ, कौन करेगा और कब तक। टीम की ज़्यादातर मीटिंग्स के लिए काम की सूची काफ़ी है, जो एक मिनट में पढ़ ली जाती है।
मीटिंग्स को ज़्यादा असरदार कैसे बनाएँ?
पहले से एजेंडा और मक़सद भेजिए, समय और लोगों की संख्या सीमित रखिए, भूमिकाएँ बाँटिए, और काम की सूची के साथ ख़त्म कीजिए। जिस मीटिंग से न कोई फ़ैसला निकले न कोई काम, वह अक्सर एक मैसेज से हो सकती थी।