Roleta de papéis para reunião

Uma reunião em que cada pessoa sabe por que está ali anda muito mais rápido. Definir papéis claros evita que a mesma pessoa conduza, anote, controle o relógio e defenda as próprias ideias ao mesmo tempo, o que sempre acaba prejudicando uma dessas tarefas.

Esta roleta distribui os papéis mais úteis numa reunião, com a missão de cada um e o momento em que ele atua. Fazer rodízio dos papéis de uma reunião para outra traz outra vantagem: todo mundo descobre como é estar no lugar de quem facilita ou de quem faz a ata, e passa a participar com mais atenção.

Como usar

1. Antes da reunião, defina quantos papéis vai distribuir: três bastam para quatro a seis pessoas (facilitador, guardião do tempo e responsável pela ata).
2. No início, gire a roleta para cada participante; se cair um papel que já tem dono, gire de novo.
3. Cada pessoa lê a sua missão em voz alta, para que os outros saibam o que ela tem autorização para fazer.
4. No fim da reunião, reserve um minuto para cada papel dizer o que funcionou e o que mudaria.

Todas as opções

Facilitador

Abre a reunião lembrando o objetivo e a pauta e conduz os itens um a um. Guarda a própria opinião sobre o mérito para o final, depois que os outros já falaram.

Guardião do tempo

Deixa um cronômetro visível para todos e define um tempo para cada item da pauta. Avisa dois minutos antes do fim e pergunta se o grupo prorroga ou decide.

Responsável pela ata

Registra só as decisões, as ações e os responsáveis, sem transcrever a conversa. Envia a ata em até uma hora depois da reunião.

Advogado do diabo

Defende de propósito a posição contrária à que está ganhando força, para testar se ela se sustenta. O papel é anunciado a todos, para ninguém levar as objeções para o lado pessoal.

Guardião do estacionamento

Anota à parte os assuntos interessantes que estão fora da pauta, para não perdê-los nem se desviar com eles. No final, propõe um encaminhamento para cada um: outra reunião, uma mensagem ou descarte.

Organizador das falas

Mantém a lista de quem pediu a palavra e passa a vez na ordem. Convida pelo nome quem ainda não falou, principalmente em reunião on-line.

Quem resume

Resume cada decisão numa frase antes de passar ao próximo item: “Se entendi bem, decidimos que…”. Os mal-entendidos aparecem nessa hora, e não três semanas depois.

Dono dos encaminhamentos

Confere se cada ação decidida tem um responsável e um prazo. Abre a reunião seguinte revisando os encaminhamentos da anterior.

Observador

Não participa da discussão e observa a dinâmica: quem fala, quem fica quieto, onde o grupo trava. Compartilha duas ou três observações objetivas nos cinco minutos finais.

Guardião do objetivo

Interrompe com educação sempre que a conversa se afasta da meta definida no começo: “Isso nos ajuda a decidir?”. Trabalha em dupla com o guardião do estacionamento.

Porta-voz dos ausentes

Representa quem é afetado, mas não está na sala: clientes, usuários, a equipe vizinha. Antes de cada decisão, pergunta: “O que eles achariam disso?”.

Olhar de iniciante

Tem o direito de pedir a explicação de cada sigla e de cada coisa que parece óbvia. Obriga os especialistas a falar com clareza, o que ajuda principalmente quem acabou de chegar.

Responsável pela chamada

Cuida do compartilhamento de tela, dos links, dos microfones e do chat da videochamada. Lê em voz alta as perguntas feitas por escrito, para ninguém ficar esquecido.

Guardião da energia

Propõe uma pausa de cinco minutos quando a reunião passa de uma hora e avisa quando o grupo começa a se dispersar. Pode sugerir continuar a conversa em pé para recuperar a atenção.

Checador de dados

Confere durante a reunião os números e as datas citados, ou anota o que precisa ser verificado depois. Evita que uma decisão se apoie numa lembrança imprecisa.

Perguntas frequentes